Extern zugekaufte Dienstleistungen verursachen in IT-Projekten regelmäßig enorme Kosten. Strategisches Third Party Management verspricht mehr Kontrolle bei deutlich geringeren Ausgaben.

Die Beschaffung externer Dienstleistungen scheint unverzichtbar, stellt Unternehmen jedoch regelmäßig vor folgende Herausforderungen:

• Um stets genügend externe Dienstleister zur Verfügung zu haben und das Staffing effizient zu betreiben, bedarf es eines großen, möglichst erprobten Ressourcenpools, der zu managen ist.
• Kurze Vorlauf- und Projektlaufzeiten sind nicht unüblich, erhöhen allerdings den Zeitdruck im Staffing-Prozess. Das hat zur Folge, dass externe Spezialisten in größerer Zahl zu steigenden Kosten eingekauft werden müssen.
• Erfolgt der Einkauf dann auch noch dezentral im Unternehmen, resultiert das nicht selten in einem regelrechten Lieferantenwildwuchs. „Cherry-Picking“ wird als Standard Beschaffungsstrategie missverstanden.

Unterm Strich führt all das zu überhöhten Einkaufspreisen. Welche Möglichkeiten bieten sich nun den Unternehmen, um auch mit begrenztem Budget Projekte effizient und erfolgreich zu realisieren?

Alles selbst machen? Das ist meist nicht möglich, denn dazu fehlen oft die nötigen Spezialkenntnisse und Kapazitäten.

Konsumverzicht üben? Auch das stellt keine ernsthafte Alternative dar, da dies schlicht den Verlust unternehmerischer Performance bedeuten würde.

Third Party Management als Strategie

Die Lösung für den effizienten Einkauf lautet Third Party Management (TPM). Externe Dienstleistungen werden hierbei im Rahmen einer gezielten Sourcing-Strategie eingekauft, was zu einer deutlichen Kosteneinsparung führt. TPM schafft zunächst einmal Transparenz über das gesamte Projektportfolio, ermöglicht die Optimierung des externen Einkaufs und adressiert darüber hinaus auch Risiken wie etwa Arbeitnehmerüberlassung oder Scheinselbständigkeit. Die metafinanz nutzt beim TPM eine Reihe praxiserprobter Tools:

• Portfolioanalysen
• Bewertung von Risiken (Kopfmonopole, Arbeitnehmerüberlassung, Lieferfähigkeit)
• Definition und Einführung von Einkaufsrichtlinien
• Kostenmanagement
• Auflösung von Lieferketten
• Lieferantenmanagement nach CMMI Level 3

Messbare Erfolge

metafinanz verfügt über umfassende Erfahrungen beim Third Party Management und managt externe Mitarbeiter für ihre Kunden ADAG-IT, Allianz-Holding und ASIC. Die möglichen jährlichen Einsparungen für die Kunden durch TPM betragen zwischen fünf und 10 Prozent. In einzelnen Fällen brachte das Auflösen von Lieferketten eine Kostenersparnis von bis zu 40 Prozent. Ein wesentlicher Garant für den Projekterfolg besteht darin, eigene Ressourcen an Schlüsselpositionen einzusetzen, Projekte temporär mit externen Kapazitäten auszustatten und diese effizient in die Projektorganisation zu integrieren. Angesichts dieser Erfahrungen rechnen wir damit, dass zukünftig kaum ein Unternehmen mehr auf die Vorteile eines professionellen und effizienten Third Party Managements verzichten wird.